本当に効率の良い営業してますか?方法やツールを知って組織の利益を最大化!

営業活動は組織の営業利益を決める重要な業務です。ただ個人の実力差によってパフォーマンスに差が出流ことも多々あり、営業活動を効率化・基準化することは企業のの永遠の課題と言えます。

そこでこの記事では営業効率を上げる方法やツールについて解説します。営業効率を上げてあなたの営業組織に変革をもたらしてみませんか?

営業活動を効率化すべき理由とは?

①売上・成果に直結する業務に専念させるため

営業活動の最終的なミッションは「売上・業績に直接関係する商談を成功させること」ですが、実際の営業マンのなかには「たくさん業務をこなしているのになかなか売上・業績に繋がらない」と感じる方も多いのではないでしょうか。

実は、日本置ける多くの営業現場では、実際の商談・営業にかける業務量よりも、営業戦略会議や顧客リストの作成・整理、上層部からの承認・連絡、アポイントメント獲得業務などといった、営業活動を始める前の「準備」に関する業務が多い傾向にあります。

確かに、営業活動における様々なハプニングに対処できるように、十分に準備しておくことは大切です。しかし、あまりにも準備に時間をかけてしまうと、ターゲットとなる会社・企業に対するアプローチやレスポンスが遅れてしまい、せっかくの新規開拓・顧客育成のチャンスを逃してしまいます。

そのため営業活動を効率化することで、営業マンは準備に関する業務に割く時間が短くなるため、より売上・成果に直結する商談に専念しやすくなります。

②業務の可視化による改善点の早期発見

営業活動は基本的に会議などで決められた営業方針・目標に従って進められますが、実際の現場では、各顧客・ターゲットを担当する営業マンが、それぞれの経験則や考え方に基づいてアプローチが進められることもあります。

そのため、いざ別の担当者に変更になった時に、これまでの業務記録・アプローチの進行度などがブラックボックス化し、すでにアポイントメントを断られた会社に重複してアプローチしてしまうなどのトラブル・業務時間のタイムロスが発生しやすくなります。

営業活動を効率化させる自動ツール・サービスを活用することで、ターゲットとなる会社の特徴やアポイントメント獲得状況・アプローチ時の反応などを簡単に整理できます。

営業活動のスタイル自体がシンプルになり、業務を可視化できることから、現時点での営業活動の改善点が見つかりやすくなる点も、効率化すべき理由の1つです。

③社員のパフォーマンス向上

一般的な営業活動における評価方法は、商談数・契約締結数などが挙げられますが、業務の手順・システムがはっきり言語化されていないと、別部署から移動してきた社員や新入社員が業務フローを理解できず、本来のパフォーマンスを発揮できなくなる場合があります。

また、営業の準備業務だけでなく、営業・商談の全てを同じ部署や社員が担当していると、社員のキャパシティーを超えてしまい、1つひとつの業務に対する質が低下してしまいます。

自動ツールや代行サービスなどを使って営業活動を効率化することで、社員1人あたりの業務量を軽減できるため、社員のライフワークバランスが整備しやすくなり、結果的にパフォーマンス向上に繋がります。

営業活動における効率化が期待できる事例・シーン

①営業に関する書類・顧客リストの作成に時間がかかっている

特に新規開拓・休眠顧客の掘り起しを目的とした営業活動においてありがちな事例として、実際のアプローチに使う書類・顧客リストの作成に時間がかかってしまっていることが挙げられます。

特に顧客リストは、アプローチ時の方針・トークスクリプトに大きく関係する重要な資料であり、出来る限り多くの情報を収集しておくことが大切ではありますが、膨大な種類のメディアを閲覧していると、情報収集・整理だけで多大な時間を削られてしまい、その後のアプローチのチャンスを逃してしまう場合があります。

そこで、営業活動に必要な書類や顧客リストの自動作成・整理ができるツールや、代行会社で販売している営業リストなどを活用することで、顧客情報の収集・整理にかかる時間を短縮することができます。

②会議・ミーティング時間が長い

営業活動を進めていくなかで、現在の営業戦略・方針を見直すために、会議やミーティングをするという場合も多いことでしょう。実際の会議やミーティング現場においては、営業活動の進捗状況を報告し合うだけで「なんとなく開かれている」という事例が多くあります。

あまりにも会議・ミーティングの時間が長くなってしまったり、会議やミーティング自体の内容や目標が明確になっていなかったりすると、会議をする意味自体がなくなるだけでなく、その後のアプローチや商談にかけられる時間もなくなってしまいます。

そこで、オンライン会議・チャットツールなどを取り入れることで、会議のスケジュールや目的・会議中に扱う書類を社内全体で共有しやすくなります。決定事項・議事録なども記録しておけることから、会議・ミーティング時間の効率化も可能です。

③営業のアプローチ方法がワンパターンである

「営業活動」と一言で表しても、訪問を伴う営業だけでなく、テレアポやダイレクトメール・オンライン商談などといった様々なアプローチ方法が存在しており、営業マンによって得意とする営業アプローチの方法は少しずつ違っています。

そのため、1つの方法だけを採用し続けてしまい、営業マンが上手くパフォーマンスを発揮できなくなるうえ、ターゲットとなる会社・企業にアプローチしにくくなってしまうことから、なかなか実際の業績や成果に繋がる商談に持ち込めないという事例も存在します。

そこで、インサイドセールス・フィールドセールスの一部をアウトソーシングしたり、各営業活動の支援ツールを採用することで、少ない人員でも複数の営業アプローチを実践できるため、見込み客を逃さずアプローチできます。

より効果的に営業活動を効率化するために見直すべきポイントとは?

①社内での事務作業の形態

営業活動を効率化するにあたって、最初に注目すべき点が「社内での事務作業の形態」です。事務作業は実際の商談・営業に繋がる基盤となる部分ではありますが、実際の現場では、書類の作成から活用までに、情報の収集・整理、各部署との情報共有などといった様々なステップを踏む必要があることが少なくありません。

そのため、現在採用している作業フローを見直すことで、事務作業だけでなく、営業活動全体における課題が明確化されるため、より効率化・改善できるポイントが見つかりやすくなります。

②商談・ミーティングに関するスケジュール調整方法

実際の営業活動では、顧客のニーズに合わせて少しずつ違った商談・営業方針を立てていく必要があるため、1日に複数の顧客へのアプローチを行うことも多くあります。

しかし、アポイントメント獲得後のヒアリングやスケジュール調整の仕方が簡単すぎたりする場合、レスポンスの遅れなどといったタイムロスが発生してしまっている場合も少なくありません。

そのため、商談・ミーティングに関するスケジュール調整方法を再度チェックすることで、営業活動における余計な手間を削減するとともに、アプローチの進捗状況などの目的に合わせたスケジュール管理がしやすくなります。

③営業のアプローチ方法

営業活動をよりスムーズに進めるためには、アプローチ方法の見直しも大切です。例えば、訪問を伴う商談が中心となっている営業スタイルの場合、見込み客への細かなヒアリングが出来ていないと、商材とニーズの間に食い違いが起こってしまい、上手く成約へ繋げられないこともあります。

そのため、より多くの見込み客への適切なアプローチができるように、テレアポやダイレクトメール・オンライン商談などといった、様々な営業方法を取り入れることを考慮に入れてみましょう。

社内ですぐに実践可能!営業活動を効率化する方法とは?

①具体的な営業・商談の前に見込み客をカテゴライズしておく

営業活動のなかでも特に新規開拓をする際には、ターゲットの会社・企業の特徴やニーズをしっかり調査しておくことが大切です。基本的に電話や訪問などでアプローチをする前には、見込み客・顧客リストを作成するために、見込み客となる会社の情報を収集します。

しかし、たとえ膨大な情報を収集・整理したうえでアプローチをかけて、アポイントメントが獲得できたとしても、商材に対する見込み客の関心度によっては「話を聞いてみようと思っただけだった」「思っていた商材とは違う」具体的な商談・契約にまで至らないことが多くあります。

そのため具体的な営業・商談に入る前には、テレアポやメールでのアプローチを通して判明した「商材に対する興味・関心度の高さ」で見込み客を事前にカテゴライズしておくことで、より業績・成約に繋がる可能性の高いターゲットに集中して営業活動を進められます。

②訪問ルート・エリアに合わせたリストを作成する

営業活動の基盤となる「見込み客・顧客リスト」ですが、たとえリストに掲載されているターゲットに上手くアプローチできたとしても、取引先の会社・企業が自社から遠いエリアに位置している場合、商談間の移動時間が長くなってしまうため、効率が悪くなったり、アポイントメントを断られてしまったりすることもあります。

そこで事前に営業マンの訪問ルート・担当エリアに合わせてリストを作成することで、移動時間が短縮されるだけでなく、たとえ再訪問することになった場合でも、別のターゲットとの商談のついでに立ち寄ることもできます。

またターゲットとなる会社の所在地から近い場所に自社がある場合「近くにいるなら話を聞いてみようかな」というように、訪問を伴う商談・セールストークに対するハードルが低くなる傾向にあるため、アポイントメント獲得に繋がりやすくなる点もポイントです。

③インサイドセールスを取り入れてみる

日本企業で古くから採用されていた営業方法は「フィールドセールス」と呼ばれる、取引先への訪問を伴うスタイルです。

営業マンによるトークに加え、実際の商材を見込み客に見てもらうこともできるため、セールストークにより説得力を持たせられます。

しかし、スケジュール調整や事前のヒアリングをしっかり行わないと、営業マンと見込み客の間で「商材に対する関心の高さ」に違いが出てしまったり、ターゲットとの予定が合わずに再訪問することになってしまったりすることがあります。

そのため普段のフィールドセールスに加え、見込み客の関心度の高さ・スケジュールによっては「インサイドセールス」を取り入れてみることもおすすめです。

「インサイドセールス」とは、テレアポやダイレクトメール・オンライン商談などといった、非対面・非訪問で行う営業スタイルを意味します。

気軽に見込み客へアプローチしやすいのはもちろん、訪問を伴う商談をする前に、商材に対する見込み客の関心度の高さを推し量れるため、より成約に繋がりやすい商談をスピーディーに進められるのが魅力です。

アプローチ方法によって具体的なやり方・メリットが大きく違っているため、顧客のニーズに合わせて使い分けられるようにしておくことが大切です。

④テンプレート・ツールを活用する

見込み客・顧客リストや会議・ミーティングに使う資料を作成する際に、自社でゼロから作っていると、実際のアプローチ時に必要な情報が不足してしまったり、作成者によってリストの構成・レイアウトに違いが出てしまったりする場合があります。

書類の構成やレイアウトが1枚1枚違っていると、情報整理の手間が増えてしまうため、準備・事務作業にかかる時間を短縮したい場合には、書類作成用のテンプレート・ツールを活用するのもおすすめです。

書類作成用のテンプレート・ツールには、実際の営業活動において必要となる項目がすでにまとめられているため、作成時にはテンプレートに書かれている各項目に情報を記入していくだけで、効率よくリストや書類が作成できます。

【営業事務編】営業活動を効率化するうえで役立つおすすめのサービス・ツール一覧!

①株式会社バーチャルテック(http://virtual-tech.jp/

株式会社バーチャルテックは、BtoBマーケティングに特化した営業代行会社です。分業制での営業モデルを採用しており、契約時の依頼内容に合わせて、各分野のプロフェッショナルがインサイドセールス・フィールドセールスを徹底的にサポートします。

見込み客の獲得・育成などといった営業支援だけでなく、海外人材・ホームページ制作・イベント事業などといった、多彩なサービスを展開している点もポイントです。「営業活動のうち一部の仕事をプロに任せたい」という場合にもおすすめできます。

料金体系固定報酬型
サービス内容見込み客の獲得、テレアポ、DM送信、営業企画

②Marketo Engage(マルケト エンゲージ(https://jp.marketo.com/company/

Marketo Engage(マルケト エンゲージ)は、それぞれの見込み客の関心度の高さやタイミングに合わせて、自動的にナーチャリングを行ってくれる営業支援ツールです。

BtoB・BtoCの両方に対応しているため、ターゲットとなる会社や消費者に対して的確な営業アプローチができるため、より業績や成果に直結するフィールドセールスに繋げられます。「新規開拓・顧客のナーチャリングに充てる人員が足りない」という場合におすすめです。

料金体系要相談
サービス内容マーケティングオートメーション、メール配信、デジタル広告の作成、営業戦略の分析・改善

③Senses(センシーズ)(https://product-senses.mazrica.com/

Senses(センシーズ)は、入力自動化・AIシステムを搭載した営業支援ツールです。AIが各案件を分析し、リスク・類似案件を直接アドバイスしてくれます。

また各営業担当の進捗状況を直感的に共有できる「案件ボード」や、議事録や名刺のスキャン・自動文字起こしができる「OCR機能」などが搭載されているため、毎日の事務作業の時間を短縮できます。

料金体系月額ライセンス制(※無料トライアルあり)
サービス内容見込み客・顧客リストの作成や分析、案件・スケジュール管理

④eセールスマネージャー(https://www.e-sales.jp/

eセールスマネージャーは、導入実績5000を超える純国産の営業支援ツールです。活動報告を1度入力するだけで、タイムラインやスケジュール、顧客・商談リストなどへ自動反映してくれるため、書類作成のために何度も情報を入力する必要もありません。

名刺もスマートフォンで自動登録が可能なため、顧客情報の整理も簡単にできます。社内業務のなかでも、特に事務作業にかかる時間の効率化を図りたい場合におすすめです。

料金体系月額ライセンス制
サービス内容案件・スケジュール管理、見込み客・顧客リストの作成

⑤cyzen(サイゼン) (https://www.cyzen.cloud/

cyzen(サイゼン)は、エンジニア不要で最短1日で導入が可能な営業支援ツールです。スマートフォン1つで活動状況や報告書・顧客データを一括管理できるうえ、外回り・ルート営業時に必要なターゲットの所在地などもまとめてチェックできます。

各担当者の情報共有・コミュニケーションもスピーディーなため「社内業務のブラックボックス化を防ぎたい」という場合にもおすすめです。

料金体系ライセンス制(※初期費用は別途相談)
サービス内容勤務状況・スケジュール・顧客リストの管理、社内コミュニケーション、報告書作成・共有

【会議・商談編】営業活動を効率化するうえで役立つおすすめのサービス・ツール一覧!

①Calling(コーリング) (https://www.calling.fun/

Calling(コーリング)は、中規模のオンライン会議にも対応した、業務コミュニケーションサービスです。ルームURLを共有するだけで、いつでもどこでも会議や面談が可能なため、テレワークを実践したい場合にはもちろん、Web面接・オンライン説明会を実施する際にもおすすめです。

料金体系ライセンス制
サービス内容1対1のビデオ通話、小規模・中規模のオンライン会議

②Chatwork(チャットワーク)
https://go.chatwork.com/ja/

hatwork(チャットワーク)は、ビジネスチャット国内利用者数No.1を誇る、中小企業向けのビジネスチャットサービスです。システム自体はシンプルですが、部署やプロジェクト別にグループチャットができるうえ、各案件や営業活動の進捗状況に合わせて使える「タスク機能」などが揃っているため、誰でもすぐに導入・活用できます。

料金体系月額ライセンス制(※無料版あり)
サービス内容グループチャット、ビデオ通話、タスク・案件管理

③会話サマリーAI pickpon(ピクポン) (https://service.pickupon.io/

会話サマリーAI pickpon(ピクポン)は、通話内容を自動入力・共有してくれるAI搭載型の営業支援サービスです。テレアポ・会議の音声記録のなかから、ツール自身が重要度に合わせて情報を選別し、自動で文字起こししてくれるため、特にインサイドセールスにおける情報共有の効率化・ブラックボックス化の防止に役立ちます。

料金体系要相談
サービス内容通話・会話内容の記録、文字起こし

④slack(スラック) (https://slack.com/intl/ja-jp/features

slack(スラック)は、個人・チームの両方でのタスク管理が可能となった業務コミュニケーションツールです。営業活動における進捗状況の報告・共有に加え、他の業務ツールと連携させることで、より事務作業にかかる時間を短縮できます。

チャンネル数に制限がないため、社内全体で1つのプロジェクト・業務の情報を共有できるのはもちろん、社外とのコミュニケーション・商談も簡単にできる点が魅力です。

料金体系月額ライセンス制(※無料版あり)
サービス内容タスク管理、ファイル共有、グループチャット、ビデオ通話

⑤Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software?_fsi=POcqE3A5

Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)は、タスク管理やグループチャット、ファイルの共同編集などといった、チームでの営業活動にぴったりな営業支援ツールです。

ビデオ通話はクリック1つで切り替えが可能であるうえ、スケジュールや業務の進捗状況などを一括で整理・管理できるため「活動状況のブラックボックス化を防ぎたい」という場合におすすめです。

料金体系月額ライセンス制(※無料版あり)
サービス内容グループチャット、ビデオ通話・会議、共同作業

おすすめの方法・ツールを使って営業活動をより効率化しよう!

営業活動を成功させるためには、効率的な情報収集・共有やタスク管理が必要不可欠です。そのため、今回ご紹介したおすすめの方法・ツールを使って、普段の社内業務の負担を軽減してみましょう。

株式会社バーチャルテックでは、営業活動における様々な業務をアウトソーシングできるため、人員不足であっても効率的に見込み客へのアプローチが可能です。

「新規開拓をする余裕がない」という場合には、ぜひ活用してみてください。

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