テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ◯選!電話で新規開拓する極意とは?

Webチャットやメールといった顧客との連絡手段が多様になった現代においてもテレアポでのアポイント取得は主流の営業方法と言えます。この記事ではそんなテレアポ営業におけるポイントやコツを紹介します。この記事を参考にテレアポ営業で一歩先に行く営業マンへの一歩を踏み出してみませんか?

<目次>

  • 営業においてテレアポが必要な理由とは?
  • テレアポ営業の基本的な流れ・やり方
  • 多くの営業マンがやりがちなテレアポ営業の失敗例とは?
  • 【リスト作成編】テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ4選!
  • 【スクリプト編】テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ4選!
  • 【セールストーク編】テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ5選!
  • 電話で新規開拓する時に知っておくべき極意・テクニックとは?
  • ポイントをおさえてテレアポ営業を成功させよう!

営業においてテレアポが必要な理由とは?

①営業から結果までをスピーディーに繋げられる

昨今はWebチャットやメールなどといった、様々なテレマーケティングが存在している現在、営業マンの方のなかには「ITを駆使して営業・商談をした方が早いのでは」という方も多いのではないでしょうか。

しかし、インターネットを活用したテレマーケティングの場合、メールやチャットの返信を待つことが多くなってしまい、相手からの反応がわかるまでに時間がかかる傾向にあります。そのため、作業効率がかえって悪くなってしまう場合も少なくありません。

その点テレアポ営業は、一度自社から電話でアプローチすれば、ターゲットからの反応がすぐに分かるとともに、アポイントメント獲得までが一度の電話で完結するため、今後の営業・商談へスムーズに繋げられることが多い傾向にあります。

また、情報が文章だけのメール・チャットとは違い、担当者の肉声が電話を通して分かります。そのため同じ反応であっても、テレアポの方がより具体的な反応・細かな言葉のニュアンスの違いが分かりやすくなり、柔軟にセールストークの内容・戦略を変更しやすい点も、テレアポならではの魅力です。

②知名度が低い・起業して間もない企業でも簡単にアプローチができる

また、インターネット上には膨大な数のサイトが存在しているため、Webサイト・広告を活用したテレマーケティングを実践する場合、会社自体に知名度・話題性がなければターゲットとなる企業からのアプローチがかかりにくい傾向にあります。

そのため、知名度が低い・企業して間もない企業の場合、そもそもサイト・広告の閲覧数自体が伸び悩んでしまうことも少なくありません。

その点テレアポ営業は、電話1つあれば自社側からターゲットとなる会社・企業へ商材を宣伝することができるため、知名度が低い会社であっても簡単にアプローチできます。

テレアポ営業の基本的な流れ・やり方

①顧客リストの作成・チェック

テレアポは、電話をかけるだけが業務ではありません。実際にターゲットとなる会社・企業にアプローチする前に「顧客リスト」を作成することで、より自社の商材に関心を持ってもらいやすい企業を絞ることができます。

基本的な顧客リストの作成方法は、自社で保有している名刺情報や、コーポレートサイト上に掲載されている企業情報などを活用します。

また、新規開拓をする時だけでなく、既にテレアポを断られた会社・休眠顧客などといった、アプローチ後の反応や今後の対応の方針なども後から記載できるように、社内で作成する場合は「備考欄」を用意しておくと、実際にテレアポをする時のタイムロス・無駄を軽減に繋がります。

②トークスクリプトの作成

顧客リストを作成したら、次に「トークスクリプト」を作成していきます。トークスクリプトとは、電話口で話す時の手順・流れををまとめたマニュアルであり、実際にターゲットとなる会社・企業に電話でアプローチする際の基盤となる、大切な要素です。

基本的なトークスクリプトの作成方法は、エクセル・スプレッドシートなどを使い、最初の挨拶からアポイントメントの日時設定までの流れをフローチャート形式でまとめるのが一般的です。

また昨今は、トークスクリプト作成業務の負担を軽減できるように、無料・有料で活用できるテンプレートも存在しているため、様々なツールを活用しながら作成するのも良いでしょう。

③スクリプトに基づいて電話をする

トークスクリプトが完成したら、スクリプトの内容に基づいて、実際にターゲットとなる会社・企業に電話をかけていきます。

電話をかける際には、スクリプトの内容をただ読み上げるのではなく、ターゲットからの反応も逐次チェックしながら、内容を手直ししていくことが大切です。

多くの営業マンがやりがちなテレアポ営業の失敗例とは?

①アポインター側が話しすぎてしまう

テレアポは営業・商談などといった、今後のアプローチに繋げるための大切な業務。しかしテレアポに慣れていない営業マンの場合「何としてでも自社の商材を売り込まないと」と思うがあまり、アポインター側が電話で商材の魅力や特徴について話しすぎてしまう失敗例もあります。

確かに、アポイントメントの獲得はテレアポにおける最終目標ではありますが、アポインター側の売り込もうとする姿勢・気持ちが強すぎてしまうと、ターゲットとなる会社・企業から「ただの営業か」と警戒されてしまい、受付突破も難しくなってしまいます。

また、1回のテレアポにかけられる時間には限りがあるため、最初の挨拶や商材の説明に長い時間を割いていると、相手から「どうやって電話を切ろうか」と考える機会を与えてしまい、実際のアポ取りに繋げにくくなることも少なくありません。

そのため、実際にテレアポ営業をする際には、事前に要点を絞ったトークスクリプトを作成するとともに、ターゲットとなる会社・企業が興味を持ちそうなポイントを一言で完結に表現できるようにしておくことが大切です。

②ターゲットとなる会社・企業に対して下手に出過ぎてしまう

テレアポ業務を初めて間もない営業マンの場合「突然の電話は相手の会社へ迷惑がかかるかも」と思い、ターゲットとなる会社・業者に対して終始下手に出るような話し方をしてしまう失敗例も存在します。

確かに相手に対する思いやりを持つことは大切です。しかし、あまりにも下手に出過ぎてしまうと、電話の相手から「自社の商材に対する自信がないのか」という印象を与えてしまうとともに、精神的優位に立たれてしまうことから、本題に入る前に電話を切られてしまう傾向にあります。

そのため、よりテレアポの内容に説得力を持たせ、自社の商材をより魅力的に伝えられるためにも、事前準備をしっかり行い、自信を持ってテレアポ業務を行うことが大切です。

③コール数に執着しすぎてしまう

また、テレアポ業務をする際には、何としてでも新規開拓・アポ取りをしたいがあまり、リストに掲載されている会社・企業に手当たり次第電話をかけてしまう失敗例も少なくありません。

より多くのアポイントメントを獲得するに伴い、コール数も増えていくものではありますが、むやみに電話をかけ続けていると、自社の商材に対する関心・ニーズが低い会社・企業にばかりアプローチしてしまい、アポイントメント獲得に繋がりにくくなってしまいます。

より効率よくアポイントメント獲得に繋げるためにも、自社の商材への理解を深めるとともに、作成したリストを参考にしながら、関心を持ってもらいやすい会社・企業を選別しておくことが大切です。

ここでご紹介した例以外にも、様々な失敗例が存在しています。テレアポ業務になれていない新人営業マンは特に、テレアポ業務の失敗は精神的にもかなり負担がかかり、自信や業務に対するモチベーションを低下に繋がることも少なくありません。

しかし、次に紹介するテレアポ業務のやり方のポイントや、電話の取り方のコツをおさえながらテレアポ業務に取り組むことで、営業マンがやりがちな失敗を軽減できますので、ぜひ参考にしてみてください。

【リスト作成編】テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ4選!

①あらかじめターゲットを設定する

電話で他企業にアプローチする際には、リストに書かれた情報の精度を高めるだけでなく、リストの母数を増やすことも大切。しかしリストの母数を増やす場合、ただ闇雲に企業情報を集めるだけでは、ニーズに合っていない商材を紹介してしまい、結果的にアポイントメントが失敗しやすくなります。

そのため、自社の商材の特徴に加え、どんな業界・状況で活躍してくれるのかを明確にしたうえで、ニーズとマッチしそうな業界全体をターゲットとして設定しましょう。

また、アポイントメント獲得が見込めそうな会社であっても、会社の住所が遠方すぎる場合、今後の営業・商談などのハードルが高くなってしまう場合もあります。そのため、業界全体から、自社との商談へ持って行きやすそうな会社・企業へターゲットを絞っていくことが、リスト作成のコツです。

②情報収集は効率的に行うこと

実際に企業へアプローチする際に、相手の会社・企業のことを何も知らないまま電話をかけてしまうと、かえって相手の企業に悪い印象を与えてしまう場合があります。そのためリストを作成する際には、できるだけ多くの企業情報を集めることが大切です。

しかし、ただたくさん集めるだけではリストの作成だけでかなりの時間がかかってしまい、実際にテレアポをするまでのタイムロスが増えてしまいます。

そのため、事前にリストアップすべき情報のカテゴリーを用意する、四季報・データベースなどといった一度にたくさんの企業情報を閲覧できるメディアを活用するなどとったテクニックを駆使しながら、短時間で効率よく情報収集しましょう。

③ソースが正確な情報のみを収集すること

昨今は様々な企業情報がインターネット・SNS上でも閲覧可能です。

しかし、インターネットに掲載されている情報はまさに玉石混交といえるため、書いてある情報をそのままリストに取り入れてしまうと、情報が古い・間違っているなどといった理由で、実際に電話でアプローチした時に思ったような反応が来ない場合もあります。

そのため、ソースが正確・最新の情報のみを収集するとともに、定期的にリストの内容を更新していくことがテレアポ営業を失敗を防ぐコツです。

よりスピーディーに最新情報を網羅したい場合は、ターゲットとなる企業のコーポレートサイトだけでなく、市販されている四季報や、テレアポ代行会社などが販売しているテレアポリストを購入するのおすすめです。

④テレアポ後の対話内容・反応なども後からまとめ直す

テレアポ業務は「電話をかけたら終わり」ではありません。ターゲットとなる会社・企業へアプローチした後も、作成したリストの情報をまとめ直すことが大切です。

電話口での反応や会話内容はもちろん、テレアポ実施日時・アポイント獲得の有無・断られた理由などの情報は、今後のテレアポ・営業戦略の改善にも役立つため、よりテレアポの質を高められるだけでなく、アポイントメント獲得数のアップに繋がります。

【スクリプト編】テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ4選!

①挨拶・自己紹介はシンプルに

テレアポ業務の場合は、初めて電話する相手であることが多いため、最初の第一声となる「挨拶・自己紹介」は大切です。挨拶の仕方1つで、電話の相手から「また営業の電話か」と警戒心を持たれることもあります。

より本題へスピーディーに繋げるため、挨拶や自己紹介に関するトークスクリプトはシンプルにまとめましょう。

例えば「お忙しい所大変申し訳ございません」「お忙しい所恐れ入ります」などのように硬い表現・下手に出過ぎた表現はかえって相手に警戒心を持たれてしまったり、アポイントを断られやすくなることも少なくありません。

そのため「おはようございます」「はじめまして」などといった、あえて簡単で少しやらわかい表現を使うことで、本題となる商材についてのトークに移行しやすくなります。

また自己紹介をする際にも企業名・名前だけでなく、どのような内容の電話・企業であるかが電話の相手にだいたい伝わるように「○○のサービスを提供しております、株式会社△△の××と申します」などのようにスクリプトでまとめておきましょう。

②反応への対応方法は複数用意しておくこと

細かなニーズやアプローチへの反応は、企業によって様々。そのため、電話の相手からの反応に合わせて柔軟に対応を変えられるように、対応方法は複数用意しておくのも重要なテクニックです。

特にテレアポ業務においては、アプローチをしても断られることの方が多いため、断られたとしても「もし○○についての話題が社内で上がったことがあればお役にたてる内容なのですが…」というように、違うアプローチ方法を用意しておけば、今後のために興味を持ってもらえる可能性もあります。

③質問を投げかけるのもおすすめ

またテレアポ業務になれていない営業マンの場合、電話を切られないようにアポインター側が一方的に話をしてしまうという失敗例も多いですが、相手の反応によっては、あえて電話の相手に質問を投げかける項目をスクリプトで用意しておくのもテクニックです。

「○○についてお困りのことはありませんか」というように、電話の相手に企業が抱えている悩み・課題へ意識を向けさせることで、本題のセールストークへスムーズに移行しやすくなります。

④相手に判断させる余地を作ることも大切

トークスクリプトを作成する際、よりアポイントメントの獲得に繋がりやすい内容・流れを作ることが大切ですが、あまりにもアポインター側が一方的に進めてしまうと、電話の相手が不安になってしまい、アポ取りの段階で断られてしまう可能性もあります。

そのためトークスクリプトの終盤部分は「もし必要ないようであれば、おっしゃってくださいね」といったように、「あくまで判断は相手に任せる」というスタンスでまとめることで、電話の相手を不安にさせることなくアポ取りへ移行しやすくなります。

【セールストーク編】テレアポ営業で失敗しないポイントとコツ5選!

①落ち着いた声・トーンで話そう

セールストークは基本的にトークスクリプトに基づいて進めますが、ただスクリプトの内容を読み上げるだけのトークよりも、明るくメリハリのあるトークの方が、電話の相手に「この人の話を聞いてみたい・会ってみたい」と思ってもらいやすく、本題に繋げやすくなる傾向にあります。

特にテレアポの場合、対面での営業に比べてアポインターの表情が相手に伝わりにくいため、電話の相手に好印象を与えるうえで、声のトーンやメリハリは特に重要です。

しかし、テレアポ業務に慣れていないうちは、声の明るさやメリハリをオーバーに出し過ぎてしまい、かえって不自然な印象を与えてしまう場合もあります。

そのため、最初は落ち着いた声でゆっくり話すのはもちろん、相手の反応に合わせてトーン・メリハリを調節することを心がけましょう。

②YES・NOで答えられる質問はできるだけ避ける

ターゲットとなる会社・企業は、膨大な数のテレアポを受けている場合もあるため、本当に関心がある・ニーズにぴったりな商材でなければ、アポイントメントを受けてくれないことが多くあります。

そのため実際のセールストークでは、「今お時間ございますでしょうか?」というような、相手側が断りやすい状況を作りがちな「YES・NO」で答えられる質問はできるだけ避けるようにし、相手に具体的な回答をさせる質問を投げかけることが大切です。

しかしテレアポ業務の終盤で、今後の商談に繋がる日程調整をする時には、相手の予定とすり合わせる必要があるため「YES・NO」形式で質問しましょう。

③要点・メリットを最初に持ってきて関心をつかむ

テレアポ業務を成功させるためには、挨拶・自己紹介を含めた最初の「つかみ」にあたるトークが何よりも大切です。電話の相手に興味を持ってもらいたいがあまり、前置きが長くなってしまっては、相手に不信感を持たれたり、話を聞くのが面倒と思われたりする場合もあります。

そのため本題のトークに入る前に、まずは「つかみ」の部分で紹介したい商材の魅力を要点に絞って伝えてみましょう。

例えば「1ヶ月で業績が○○パーセントアップした方法をご案内しているのですが…」のように、具体的な数字・過去の実績があれば、セールストークの要点として取り入れるのも、ターゲットとなる会社・企業の関心をつかむテクニックです。

④セールス感が出ない言葉を使う

プライベートでかかってくる電話において「ご案内・ご紹介」や「販売」などといった単語が含まれている場合「また営業の電話かな…」と面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。

会社・企業も同じであり、毎日何件も営業の電話がかかってくることから、営業をイメージさせる言葉・単語には敏感です。そのため、営業の電話だとすぐに分かってしまう内容の場合、受付突破すらも難しくなってしまう場合があります。

実際にセールストークをする際には、「確認」や「提案」などといった、セールス感が出ない言葉を活用することがポイントです。販売・契約をメインとするのではなく、あくまで「話を聞くだけで良い」というスタンスでセールストークを行うことで、担当者・決裁者へ電話が繋がりやすくなります。

⑤アポイントメントの日程は自社から選択肢を提案する

セールストークが上手く進み、アポイントメントを獲得できそうな雰囲気になった時にも注意が必要です。例えば「明日の○時に、ご説明にうかがってもよろしいでしょうか?」というように、日程を絞りすぎてしまうと、相手に断る機会を与えてしまいます。

また、アポイントメントの日程の決定権を全て相手に投げてしまうと「日程が判明次第こちらからご連絡させていただきます」というように、確実なアポイントメント獲得につながりません。

そのため、アポイントメントの日程を決める際には「○曜日か×曜日であればどちらがお時間を摂りやすいでしょうか?」のように、ある程度幅のある選択肢を自社から提案してみましょう。

また、日程や時間帯を提案する際にも、ターゲットとなる相手の会社・企業のアイドルタイムや閑散期をあらかじめチェックしたうえで決めておくのもポイントです。

電話で新規開拓する時に知っておくべき極意・テクニックとは?

①「断られて当たり前」と割り切って取り組むこと

テレアポ業務において、ターゲットとなる会社・企業は自社以外にも様々な会社からの営業電話に対応していることも多いため、たとえ電話でアプローチしたとしても、断られることの方が多くあります。

そのため「断られて当たり前」という気持ちで業務に取り組むとともに「御社の役に立てる商材が自社にあることを知ってほしい」というスタンスでセールストークを進めていきましょう。

②ターゲットの在席時間に合わせて電話をかける

話で新規開拓をしようとする際「受付突破がなかなかできない」と悩む新人営業マンも多いのではないでしょうか。電話をかけるタイミングが悪いと、電話を繋げたいターゲットが在席しておらず、なかなかアポイントメントの獲得へ繋げられない場合もあります。

そのため、最初のテレアポにおいてターゲットが不在であった場合「いつ頃お戻りになられますか?」というように、相手の在席時間や簡単なスケジュールをリサーチしておくことで、次回の電話ではターゲットに繋がりやすくなります。

③しつこく粘らない

テレアポ営業において、1度断られたぐらいで引き下がっていては営業になりません。

だからといって、何としてでも断ろうとする相手に対して必死に食い下がっていては、アポインター自身の体力や精神力が削られるだけでなく、他のターゲットへのアプローチに割くはずの時間もロスしてしまいます。

先述したように、テレアポ営業は断られることがほとんどであるため、そもそも話を聞く気ない相手に対して粘るよりも、自社の商材に対して興味・関心を持ってくれるターゲットに対して時間を割くことの方がよっぽど大切です。

そのため、一度断りの言葉を入れられた際には、別の問題・悩みからアプローチをかけてみて、それでも断る場合は引き下がりましょう。

④スクリプト・マニュアルの内容は相手に合わせて変えること

テレアポ営業に使うスクリプトやマニュアルは、基本的に全ての会社・企業へのアプローチに使える汎用的な内容にしておくのが基本。

しかし新規開拓の場合、ターゲットが抱える具体的な悩みが分析できていない状態であることも多いため、相手の反応やヒアリング内容に合わせて、少しずつ内容を変化させていくことが大切です。

⑤導入事例を挙げるのもおすすめ

新規開拓の一環として、起業して間もない会社や、業界のなかでも知名度が低い起業へアプローチする場合、これまでの導入事例を提示したうえで反応を伺うのもおすすめです。

特に大手・有名企業や同業他社の名前が、過去の実績に含まれている場合、可能であればトークの序盤で名前を挙げてみましょう。「○○社の業績が上がっている理由はこの商材にあるかもしれない」と相手に思ってもらえたら、本題のセールストークもよりしっかり聞いてくれる場合があります。

ポイントをおさえてテレアポ営業を成功させよう!

テレアポ営業に慣れていない営業マンの場合、なかなかアポイントメント1件獲得するまでが大変に感じることも多いでしょう。しかし、今回ご紹介した失敗例やポイント・コツをおさえながら業務に取り組むことで、テレアポ営業の成功に繋がりやすくなります。

より効率よくテレアポ営業を進めたい場合には、テレアポ代行を活用してみるのもおすすめです。株式会社バーチャルテックでは、高いスキルを持つスタッフがテレアポ営業を代行してくれるため、アポイントメントの獲得件数のアップが期待できます。

「新規開拓・休眠顧客の掘り出しをしたいけれど、なかなかテレアポ業務が上手くいかない」という場合には、ぜひテレアポ代行も活用してみてください。

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